Kernel Informática - SAGI - Compras, Importações e Licitações

Módulo de Compras, Contratações, Licitações e Importações de Bens e Serviços

Este módulo permite que todas as nuances dos processos de compras e contratações possam ser tratadas e registradas no fluxo operacional da instituição.

O processo se inicia com o cadastro de uma requisição de compras ou contratação realizada pelo portal do coordenador (ou cadastrada por um usuário da instituição), seguindo para aprovação (ou rejeição) dos analistas responsáveis.

Após a aprovação, o processo pode gerar um Pedido de Cotação enviado por email para fornecedores previamente cadastrados e vinculados a área do que se deseja compra ou contratar. Neste pedido, os fornecedores serão informados que podem cadastrar suas propostas no Portal do Fornecedor da instituição.

Após o envio das propostas dos fornecedores, o sistema gerará um mapa de cotação indicando a melhor proposta de acordo com menor preço, que pode ser uma análise de preço global, ou por itens da proposta. Neste momento, caso o projeto relacionado a requisição seja regido pela lei de licitações, e caso o total da compra (somado com compras anteriores) supere o teto permitido em lei, o processo é automaticamente enviado para a criação de uma licitação.

O processo licitatório poderá ser totalmente registrado no sistema e ao término do mesmo e escolha do fornecedor vencedor, os dados do pagamento a ser realizado são liberados para a etapa e emissão de uma ordem de fornecimento ou de serviços

Caso o teto de licitação não tenha sido alcançado, ou caso o projeto vinculado a requisição não seja regido pela lei de licitações, após a geração do mapa de cotação e escolha do vencedor, os dados do pagamento a ser realizado são liberados para a etapa e emissão de uma ordem de fornecimento ou de serviços.

A ordem emitida pode ser enviada por email e também visualizada pelo fornecedor no Portal do Fornecedor. Após a entrega ou realização do serviço, e a devida atestação por parte do coordenador (ou responsável imediato) do projeto, o fornecedor enviará a nota fiscal, que então será vinculada a ordem de fornecimento ou de serviços, e o pagamento será liberado.

Processos de importações de bens ou contratações de serviços internacionais também podem ser controlados e completamente registrados dentro do fluxo de atendimento da requisição de compra ou de serviços, ressaltando-se as nuances e particularidades da natureza deste tipo de processo.

Funcionalidades

Requisições de Compras e de Serviços - Podem ser criadas nos mais diversos tipos: Requisições de compra de material permanente e consumo, compra de passagens, contração de hospedagens, contratações de serviços de obras e instalações e serviços em geral. Cada requisição, se vinculada a um valor previsto, criará uma previsão de despesa futura que será sempre demonstrada nos relatórios de acompanhamento de saldos do projeto.
Pedido de Cotação - Cada pedido de cotação é gerado a partir dos dados de uma ou mais requisição (desde que do mesmo projeto) e pode ser enviado automaticamente por email (texto padrão parametrizado) para os fornecedores relacionados. Os pedidos são vinculados a uma data e hora limite para recepção das propostas dos fornecedores. Cada fornecedor pode realizar o seu cadastro prévio através de interface aberta utilizada a partir do Portal do Fornecedor do SAGI, e poderão informar suas áreas de atuação a fim de definir a sua aderência com cada processo de compra ou contratação.
Propostas de Fornecedores - As propostas dos fornecedores são cadastradas pelo portal do fornecedor através de acesso aos dados do pedido de cotação que receberam, e os mesmos poderão cadastrar e alterar suas propostas até que a data e hora limite do fechamento dos pedidos seja alcançada.
Mapa de Cotação - Após o fechamento do processo de recepção de propostas, o SAGI poderá gerar o mapa de cotação indicando as melhores propostas de acordo com as estratégias de menor preço global, ou menor preço por item. Em caso de dúvidas quanto a definição da melhor proposta, o processo pode ser enviado para o requisitante ou coordenador para que o mesmo, através de acesso pelo portal do coordenador, possa visualizar e definir a melhor proposta. Sempre que a escolha for por um fornecedor que não tenha o menor preço, os sistema irá exigir o fornecimento de uma justificativa técnica.
Ordem de Fornecimento ou de Serviços - Processos fechados e com fornecedores definidos, são enviados para a emissão de ordens de fornecimento ou de serviços que poderão ser enviadas por email ou acessadas pelos fornecedores através do portal do fornecedor.
Processos de Importação - Os fluxos dos processos de importação pode ser registrados, passando pela DI (declaração de importação) e LI (Licença de Importações), com o cadastro de dados sobre fretes internacionais e nacionais, documentos de transporte aduaneiro (DTA), documentos de conhecimento aéreo (AWB), cadastro de INCOTERMS, cálculos de impostos relacionados (IPI, II, ICMS, AFRMM, PIS, COFINS, etc.), relacionamento com órgão anuente e processos com a secretaria de receita federal, além do Acompanhamento dos custos logísticos de capatazia, seguro internacional, armazenagem, cabotagem, despacho aduaneiro, taxa de SISCOMEX, entre outros.
Processos Licitatórios - Todos os processos de compras e contratação de serviços, quando superam os limites de licitação definidos nos cadastros dos seus projetos podem ter processos licitatórios (de todos os tipos) vinculados e criados no SAGI. Para cada processo podem ser registradas as propostas dos fornecedores, aos processos licitatórios podem ser cadastrados eventuais recursos jurídicos, pode ser definido de forma sistêmica o vencedor da licitação.
Contratos - O SAGI permite a gestão sobre contratos firmados com fornecedores para o fornecimento de bens ou serviços previamente definidos. Contratos de serviços têm a possibilidade de controlar as liberações de pagamento mediante a realização e registro de medições de serviços realizados. Também podem ser definidas Atas de Preço para execução de compras e contratações futuras de uma forma mais ágil.
Notas Fiscais - As notas fiscais de pagamentos podem ser enviadas pelo fornecedor através do Portal do Fornecedor e devem ter seus pagamentos realizados através da vinculação das mesmas com uma ou mais ordens de fornecimento\serviços previamente criada. Os pagamentos podem ser parcelados, e uma nota fiscal pode também ser vinculada apenas a parte de uma ordem de fornecimento\serviços, que poderá ser baixada em partes.
Relatórios Diversos - O módulo apresenta vários relatórios que permitem o acompanhamento completo dos processos de compras e contratações, bem como dos processos de importação, licitações e contratos.

Módulo de Compras, Contratações, Licitações e Importações de Bens e Serviços

Funcionalidades

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